O PLANO DE CONTAS CONTÁBIL

É chamado Plano de Contas o conjunto de rubricas criado pelo contador, para atender às necessidades de registro dos fatos administrativos, de forma a possibilitar a construção dos principais relatórios contábeis e atender a todos os usuários da informação contábil.
Os elementos que formam o patrimônio e suas alterações são controlados por meio de contas e a função destas contas é registrar e expor os bens, os direitos, as obrigações e a situação líquida patrimonial, além das receitas e despesas, com base nas quais são apurados os lucros ou prejuízos decorrentes das atividades da empresa.
Existem contas patrimoniais, que representam os bens, os direitos, as obrigações e a situação líquida. Há também as contas de resultado, que indicam as variações positivas (receitas) e negativas (despesas) ocorridas no patrimônio, em virtude das atividades da empresa. As contas de resultado possibilitam a apuração dos lucros ou prejuízos em cada exercício.
Para cada bem ou agrupamento de bens, direitos, obrigações ou situação líquida, há uma conta específica. Da mesma forma, as modificações do patrimônio, positivas ou negativas, são representadas por contas de resultado.
O plano de contas de uma empresa consiste numa relação padronizada de contas a serem utilizadas no registro das operações pelos profissionais da área de contabilidade. Como todos eles se sujeitam regras estabelecidas num mesmo plano de contas, a conseqüência é a uniformidade nos procedimentos contábeis adotados.
O plano de contas deve ser flexível, de forma a poder ser adaptado, mediante inclusão ou exclusão de contas, em virtude da ocorrência de fatos contábeis inicialmente não previstos e da dinâmica própria da atividade empresarial.
Elencamos as principais observações a serem seguidas na estruturação do plano de contas para um sistema contábil gerencial:
Deve atender primeiramente às necessidades específicas de cada empresa e suas segmentações de responsabilidade e às necessidades de informação de todos os usuários das informações contábeis;
O ponto de partida das necessidades de informação são os dados e peças contábeis requeridas pelo dirigente máximo da empresa, sendo o papel do contador apenas de monitoramento e aconselhamento;
Partindo das informações dos dirigentes e seguindo em ordem hierárquica, atender aos demais usuários da informação contábil por toda empresa;
A classificação deve partir do geral para o particular;
A classificação deve partir do detalhamento adequado ao Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados e Fluxo de Caixa, que são os principais relatórios decisórios e os mais importantes em caráter global;
As contas devem ser codificadas dentro do possível, ou conterem elementos claros para rápida identificação e assimilação do que representam;
Os agrupamentos devem ser feitos pensando nos relatórios ou telas que deles se organizarão;
Os títulos das contas devem refletir imediatamente os elementos patrimoniais que representam de forma clara e sucinta;
Deve ter flexibilidade para uma possível ampliação e operacionalidade simplificada.
O planejamento para elaboração de um Plano de Contas é necessário já que existe a necessidade do registro de todos os fatos contábeis ocorridos; desta forma, é necessário elaborar uma coleta dos dados para a elaboração padronizada do plano. A execução e implantação do sistema de contas padrão devem observar a sistemática de cada conta e ajustar as mesmas, quando necessário ao atendimento da legislação vigente. Para isto é preciso estudar as técnicas contábeis, para o plano de contas ser um espelho do que efetivamente a empresa necessita para sua operacionalização.
Desta forma, cada entidade terá um plano de contas que lhe foi projetado sob medida, isto é, em perfeita harmonia com a sua espécie de atividade, grandeza patrimonial, constituição jurídicas e disposições legais às quais se subordina. Isto significa que não haverá dois planos de contas exatamente iguais. Existe sim, uma certa tendência de padronização estrutural dos planos de contas dentro de grupos de empresas filiadas à uma mesma atividade, isto é, os planos de contas das entidades bancárias, por exemplo, têm semelhança estrutural, muito embora, ao serem comparados, os planos de todas estas entidades, verifica-se que há distinções entre eles em muitos aspectos particulares.
É sempre importante salientar que na preparação de um elenco de contas, deve se levar em consideração as Normas Brasileiras de Contabilidade, pois estas determinam como dever ser apresentado o Balanço Patrimonial. Assim, no ativo os grupos devem ser estruturados conforme seu grau de liquidez e de forma decrescente, ou seja, as contas que primeiro circulam na empresa devem aparecer antes. No passivo a regra é a mesma, no entanto, agora o critério de classificação é o grau de exigibilidade das contas.