Simples Nacional - Obrigações fiscais acessórias - Roteiro de Procedimentos

Sumário
Introdução
I - Documentos Fiscais
I.1 - Substituição tributária e retenção na fonte
I.2 - Devolução de mercadoria
I.3 - Emissor de Cupom Fiscal (ECF)
I.4 - Emissão de Nota Fiscal com menção ao "crédito de ICMS"
I.4.1 - Emissão de nota fiscal sem a menção ao "crédito de ICMS"
I.5 - Impossibilidade de crédito do ICMS consignado em Nota Fiscal
I.6 - Crédito de ICMS sobre insumos adquiridos de indústria optante do Simples Nacional
II - Livros fiscais e contábeis
II.1 - Livros para atividades específicas
II.2 - Livro para registro dos valores a receber(regime de caixa)
III - Declarações
III.1 - Declarações no âmbito da Receita Federal Introdução
IV - Empreendedor Individual
V - Emissão de documentos e escrituração fiscal
V.1 - Regimes especiais de controle fiscal
V.2 - Guarda de informações
V.3 - Exclusão do Simples Nacional
VI - Roubo, furto, extravio, destruição ou inutilização de mercadorias, documentos e livros
VII - Consultoria FISCOSoft
Introdução
O Simples Nacional prevê, além da unificação de procedimentos em relação à apuração e recolhimento de impostos e contribuições da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, regras diferenciadas e favorecidas em relação ao cumprimento das obrigações acessórias.
As obrigações fiscais acessórias no Regime Tributário Unificado estão consolidadas na Resolução nº 10 de 2007, expedida pelo Comitê Gestor do Simples Nacional.

Vale frisar que além das regras constantes da Resolução CGSN nº 10, expostas nos próximos tópicos, devem ainda ser verificadas as regras constantes na legislação interna de cada Estado ou Município.

I - Documentos Fiscais

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional utilizarão, conforme as operações e prestações que realizarem, os documentos fiscais, inclusive os emitidos por meio eletrônico, autorizados pelos entes federativos onde possuírem estabelecimento. Portanto, foi mantida a competência dos Estados, Distrito Federal e Municípios para disciplinar a emissão de documentos fiscais.

A utilização dos documentos fiscais fica condicionada, no entanto, à inutilização dos campos destinados à base de cálculo e ao imposto destacado, de obrigação própria, constando, no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:
a) "DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";

b) "NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI."
Na hipótese do estabelecimento da ME ou EPP estar impedido de recolher o ICMS e o ISS pelo Simples Nacional, em decorrência de haver extrapolado o sublimite estabelecido no § 1º do art. 20 da Lei Complementar nº 123, de 2006:

a) não se aplica a inutilização dos campos citada anteriormente;

b) deverá ser consignado no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:

b.1 - "ESTABELECIMENTO IMPEDIDO DE RECOLHER O ICMS/ISS PELO SIMPLES NACIONAL, NOS TERMOS DO § 1º DO ART. 20 DA LC 123/2006";

b.2 - "NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI.

Será considerado inidôneo o documento fiscal utilizado pela ME e EPP optantes pelo Simples Nacional em desacordo com o disposto na Resolução nº 10 de 2007.
Fundamento: arts. 2º, "caput" e §§ 1º a 2º-A e 13 da Resolução CGSN nº 10 de 2007.
I.1 - Substituição tributária e retenção na fonte
Quando a ME ou a EPP revestir-se da condição de responsável, inclusive de substituto tributário, fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto retido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na operação ou prestação.
Na prestação de serviço sujeito ao ISS, cujo imposto for de responsabilidade do tomador, o emitente fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto devido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na prestação.
Caso a prestadora de serviços esteja abrangida por isenção ou redução do ISS em face de legislação municipal ou distrital que tenha instituído benefícios à ME ou à EPP optante pelo Simples Nacional, deverá informar no documento fiscal a alíquota aplicável na retenção na fonte, bem como a legislação concessiva do respectivo benefício.
Fundamento: art. 2º, § 4º, da Resolução CGSN nº 10/2007, art. 3º, § 2º-A da Resolução CGSN nº 51 de 2008.
I.2 - Devolução de mercadoria
Na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional, a ME e a EPP farão a indicação no campo "Informações Complementares", ou no corpo da Nota Fiscal Modelo 1, 1-A, ou Avulsa, da base de cálculo, do imposto destacado, e do número da Nota Fiscal de compra da mercadoria devolvida, observado o disposto no tópico V.
Fundamento: art. 2º, § 5º, da Resolução CGSN nº 10/2007.
I.3 - Emissor de Cupom Fiscal (ECF)
Relativamente ao equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), também deverão ser observadas as normas estabelecidas nas legislações dos respectivos entes federativos.
Fundamento: art. 2º, § 7º, da Resolução CGSN nº 10/2007.
I.4 - Emissão de Nota Fiscal com menção ao "crédito de ICMS"
A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional que emitir Nota Fiscal com direito ao crédito estabelecido no § 1º do art. 23 da Lei Complementar nº 123/2006 consignará no campo destinado às informações complementares ou excepcionalmente, em caso de insuficiência de espaço, no quadro Dados do Produto, a expressão:
"PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$...; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE ...%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 123/2006".
A alíquota aplicável ao cálculo do crédito, citada na expressão anterior, corresponderá ao percentual previsto na coluna "ICMS" nos Anexos I ou II da Lei Complementar nº 123, de 2006 para a faixa de receita bruta a que ela estiver sujeita no mês anterior ao da operação, assim considerada:
a) a receita bruta acumulada nos 12 (doze) meses que antecederem o mês anterior ao da operação;
b) a média aritmética da receita bruta total dos meses que antecederem o mês anterior ao da operação, multiplicada por 12 (doze), na hipótese de a empresa ter iniciado suas atividades há menos de 13 meses da operação.
c) o percentual de ICMS referente à menor alíquota prevista nos Anexos I ou II da Lei Complementar nº 123, de 2006, na hipótese de a operação ocorrer no mês de início de atividades da ME ou EPP optante pelo Simples Nacional.
No caso de redução concedida pelo Estado ou Distrito Federal nos termos do § 20 do art. 18 da Lei Complementar nº 123/2006, a alíquota de que trata as letras "a", "b" e "c" será aquela considerando a respectiva redução.
Fundamento: art. 2º-A da Resolução CGSN nº 10/2007.
I.4.1 - Emissão de nota fiscal sem a menção ao "crédito de ICMS"
Destacamos, entretanto, que a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional não poderá consignar no documento fiscal a expressão mencionada no item I.4, ou caso já consignada, deverá inutilizá-la, quando:
a) a ME ou EPP estiver sujeita à tributação do ICMS no Simples Nacional por valores fixos mensais;
b) tratar-se de operação de venda ou revenda de mercadorias em que o ICMS não é devido pelo Simples Nacional;
c) houver isenção estabelecida pelo Estado ou Distrito Federal nos termos do § 20 do art. 18 da Lei Complementar nº 123, de 2006, que abranja a faixa de receita bruta a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês da operação;
d) a operação for imune ao ICMS;
e) a ME ou EPP considerar, por opção, que a base de cálculo sobre a qual serão calculados os valores devidos no Simples Nacional será representada pela receita recebida no mês, na forma da Resolução CGSN nº 38, de 1º de setembro de 2008.
f) tratar-se de prestação de serviço de comunicação, de transporte interestadual ou de transporte intermunicipal.
Fundamento: art. 2º-B da Resolução nº 10/2007.
I.5 - Impossibilidade de crédito do ICMS consignado em Nota Fiscal
O adquirente da mercadoria não poderá se creditar do ICMS consignado em nota fiscal emitida por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, de que trata o item I.4, nos casos:
a) a alíquota de que trata o § 1º do artigo 2º-A da Resolução nº 10 de 2007 (tópico I.4) não for informada na nota fiscal;
b) a mercadoria adquirida não se destinar à comercialização ou industrialização;
c) a operação enquadrar-se em situações previstas nos incisos I a VI do art. 2º-B.
Na hipótese de utilização de crédito a que se refere o § 1º do art. 23 da Lei Complementar nº 123, de 2006, de forma indevida ou a maior, o destinatário da operação estornará o crédito respectivo em conformidade com o estabelecido na legislação de cada ente, sem prejuízo de eventuais sanções ao emitente nos termos da legislação do Simples Nacional.
Fundamento: art. 2º-C da Resolução CGSN nº 10/2007.
I.6 - Crédito de ICMS sobre insumos adquiridos de indústria optante do Simples Nacional
Na hipótese de concessão pelo Estado ou Distrito Federal às pessoas jurídicas e àquelas a elas equiparadas pela legislação tributária, não optantes pelo Simples Nacional, de crédito correspondente ao ICMS incidente sobre os insumos utilizados nas mercadorias adquiridas de indústria optante pelo Simples Nacional, nos termos do § 5º do art. 23 da Lei Complementar nº 123/2006 deverão ser observadas as disposições estabelecidas unilateralmente pelo ente federativo instituidor.
Fundamento: art. 2º-D da Resolução nº 10/2007.
II - Livros fiscais e contábeis
As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas:
a) Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;
b) Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS;
c) Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;
d) Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;
e) Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
f) Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI.
Os citados livros poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.
A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.
Fundamentação: art. 3º da Resolução CGSN nº 10/2007.
II.1 - Livros para atividades específicas
Além dos livros já mencionados, ainda serão utilizados:
a) Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
b) Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;
c) Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.
Fundamentação: art. 3º da Resolução CGNS nº 10/2007.
II.2 - Livro para registro dos valores a receber (regime de caixa)
Os contribuintes que adotarem a forma opcional de determinação da base de cálculo do Simples Nacional utilizando a receita recebida (regime de caixa) deverão manter registro dos valores a receber, no modelo constante do Anexo Único à Resolução CGSN nº 38/2008, no qual constarão, no mínimo, as seguintes informações, relativas a cada prestação de serviço ou operação com mercadorias a prazo:
a) número e data de emissão de cada documento fiscal;
b) valor da operação ou prestação;
c) quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;
d) a data de recebimento e o valor recebido;
e) saldo a receber;
f) créditos considerados não mais cobráveis.
É dispensado o registro, na forma tratada neste tópico, das prestações e operações realizadas por meio de administradoras de cartões, inclusive de crédito, desde que a ME ou a EPP anexe ao respectivo registro os extratos emitidos pelas administradoras relativos às vendas e aos créditos respectivos.
Fundamentação: art. 5º da Resolução CGSN nº 38/2008.
III - Declarações
Os contribuintes optantes do Simples Nacional apresentarão, anualmente, declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais denominada DASN que será entregue à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), por meio da internet, até o último dia do mês de março do ano-calendário subsequente ao de ocorrência dos fatos geradores dos impostos e contribuições previstos no Simples Nacional.
As demais informações relativas à DASN estão consolidadas no Roteiro DASN - Declaração Anual do Simples Nacional - Roteiro de Procedimentos.
As ME e as EPP ficam obrigadas, ainda, à entrega da Declaração Eletrônica de Serviços, quando exigida pelo Município, que servirá para a escrituração mensal de todos os documentos fiscais emitidos e documentos recebidos referentes aos serviços prestados, tomados ou intermediados de terceiros.
A Declaração Eletrônica de Serviços substitui o Livro Registro de Serviços Prestados e o Livro Registro de Serviços Tomados, referidos nos itens "d" e "e" do tópico II, e será apresentada ao Município pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observadas as condições previstas na legislação de sua circunscrição fiscal.
Fundamento: art. 6º da Resolução CGSN nº 10/2007.
III.1 - Declarações no âmbito da Receita Federal
As micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, com data de abertura constante do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) até 31 de dezembro de 2007, ficam dispensadas da apresentação da DCTF e do DACON relativo ao período anterior aos efeitos da opção por esse Regime Especial e posterior a 1º de julho de 2007, exceto no caso de a pessoa jurídica ter sido tributada pelo lucro real, presumido ou arbitrado no primeiro semestre de 2007.
O ingresso no Simples Nacional não dispensa, todavia, as ME e EPP da obrigação de apresentar as demais declarações devidas à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), bem como as informações referentes a terceiros, relativamente aos períodos que antecederem os efeitos da opção pelo Simples Nacional.
Fundamentação: art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 877/2008.
IV - Empreendedor Individual
O empreendedor individual, com receita bruta acumulada no ano de até R$ 36.000,00 (trinta e seis mil reais):
a) fará a comprovação da receita bruta, mediante apresentação do registro de vendas ou de prestação de serviços de que trata o Anexo Único desta Resolução, que deverá ser preenchido até o dia 20 (vinte) do mês subsequente àquele em que houver sido auferida a receita bruta;
b) ficará dispensado da emissão do documento fiscal previsto no tópico I deste Roteiro, ressalvadas as hipóteses de emissão obrigatória previstas no inciso II do § 2º do art. 7º da Resolução nº 10 de 2007, que obriga a emissão de documento fiscal nas operações com mercadorias e nas prestações de serviços realizadas pelo empreendedor individual para destinatário cadastrado no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).
O empreendedor individual também fica dispensado das obrigações a que se refere o tópico II e da Declaração Eletrônica de Serviços prevista no art. 6º da Resolução nº 10 de 2007.
Para saber mais sobre o Microempreendedor Individual - MEI, consulte o Roteiro Simples Nacional - Microempreendedor Individual - MEI - Roteiro de Procedimentos.
Fundamento: art. 7º da Resolução CGSN nº 10/2007.
V - Emissão de documentos e escrituração fiscal
O ente federativo que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observando os prazos e formas previstos nas respectivas legislações.
Portanto, além das disposições mencionadas, ainda devem ser verificadas as normas previstas na legislação dos respectivos entes tributantes.
Os livros e documentos fiscais mencionados anteriormente serão emitidos e escriturados nos termos da legislação do ente tributante da circunscrição do contribuinte, com observância do disposto nos Convênios e Ajustes Sinief que tratam da matéria, especialmente os Convênios Sinief s/nº de 15.12.1970, e nº 6, de 21.02.1989.
As normas constantes dos Convênios e Ajustes Sinief não se aplicam em relação a ISS.
Fundamento: arts. 8º e 10º da Resolução CGSN nº 10/2007.
V.1 - Regimes especiais de controle fiscal
As microempresas e as empresas de pequeno porte, optantes pelo Simples Nacional, também estão obrigadas ao cumprimento das obrigações acessórias previstas nos regimes especiais de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo ente tributante.
Fundamento: art. 12 da Resolução CGSN nº 10/2007.
V.2 - Guarda de informações
Os documentos fiscais relativos a operações ou prestações realizadas ou recebidas, bem como os livros fiscais e contábeis, deverão ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
Fundamento: art. 9º da Resolução CGSN nº 10/2007.
V.3 - Exclusão do Simples Nacional
Na hipótese de a microempresa ou a empresa de pequeno porte ser excluída do Simples Nacional ficará obrigada ao cumprimento das obrigações tributárias pertinentes ao seu novo regime de recolhimento, nos termos da legislação tributária dos respectivos entes federativos, a partir do início dos efeitos da exclusão.
Essa obrigatoriedade aplica-se também ao estabelecimento da ME ou EPP que estiver impedido de recolher o ICMS e o ISS na forma do Simples Nacional, desde a data de início dos efeitos do impedimento.
Fundamento: art. 11 da Resolução CGSN nº 10/2007.
VI - Roubo, furto, extravio, destruição ou inutilização de mercadorias, documentos e livros
Nos casos de roubo, furto, extravio, deterioração, destruição ou inutilização de mercadorias, bens do ativo permanente imobilizado, livros contábeis ou fiscais, documentos fiscais, equipamentos emissores de cupons fiscais e de quaisquer papéis ligados à escrituração, a ME ou a EPP, optante pelo Simples Nacional, deverá observar os procedimentos traçados na legislação dos entes federativos que jurisdicionarem o estabelecimento.
Fundamento: art. 13-B da Resolução CGSN nº 10/2007.
VII - Consultoria FISCOSoft
A seguir, transcrevemos consulta sobre o assunto atendida pela Consultoria FISCOSoft:
Na Resolução CGSN nº 10/2007, em seu artigo 2º, § 2º dispõe:
"A utilização dos documentos fiscais fica condicionada à inutilização dos campos destinados à base de cálculo e ao imposto destacado, de obrigação própria, sem prejuízo do disposto no art. 11 da Resolução CGSN nº 4, de 30 de maio de 2007, constando, no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões: (Redação dada pela Resolução CGSN nº 20, de 15 de agosto de 2007)".
Qual o significado da expressão "condicionada à inutilização dos campos destinados à base de calculo e ao imposto destacado"?
Devem ser inutilizados os campos no momento da emissão ou pelo estabelecimento gráfico que confeccione o talonário?
RESPOSTA:
Informamos que os campos relativos à "Base de cálculo do ICMS" e ao "Valor do ICMS", da operação própria, devem ser inutilizados, considerando que os contribuintes do Simples Nacional recolhem o ICMS de maneira diferenciada, e não transferem crédito do imposto, sem prejuízo do disposto no artigo 11 da Resolução CGSN nº 4/2007.
A legislação não especifica o momento exato para a realização do procedimento de inutilização, sendo assim poderá ser efetivada pelo contribuinte ou poderá ser marcada pela gráfica quando da impressão dos documentos fiscais.
Veja por exemplo :
Atos legais.
- 29/10/2009 - Res. - Altera as Resoluções CGSN nº 4, de 30 de maio de 2007, nº 10, de 28 de junho de 2007, nº 30, de 7 de fevereiro de 2008 e nº 58, de 27 de abril de 2009.